čas

Čtyři aspekty času, které odlišují úspěšné od neúspěšných

Dnes vám přináším inspirativní zamyšlení nad tím, jaký čas máme při řízení svého podnikání či vedení svých týmů k dispozici. Nemyslím tím pracovní čas, který máte vyhraněný k tomu, abyste zvládli úkoly každého dne. Myslím tím „vesmírný čas“ – ten, který určuje, jaký bude náš organizační život a jeho kvalita. Myslím, že jsem v poslední době nečetla nic výstižnějšího. Tento krátký citát je z jedné duchovní knihy, která se týkala využívání času pro svůj osobní rozvoj, nicméně se dá stejně dobře aplikovat na řízení našeho podnikání:

  • Když se díváme vzhůru, získáváme čas.
  • Když se díváme kupředu, využíváme čas.
  • Když se díváme dovnitř, šetříme čas.
  • Když se díváme nazpět, plýtváme časem.

Když jsem se zpětně zamyslela nad firmami, s kterými jsem v minulosti spolupracovala, či s kterými spolupracuji v současnosti, bylo až neuvěřitelné, jak tento způsob využívání času ovlivňoval u každé z nich jejich výkonnost, spokojenost v práci, výsledky.

„Dívat se vzhůru a získávat čas“ je dovednost, která patří skutečným lídrům. Lidem, kteří vidí vysoko v oblacích své vize, sny, budoucnost, potřeby zákazníků, trendy, kteří jsou vždy o několik kroků napřed před všemi ostatními a dokáží své týmy strhnout k obrovskému nadšení, radosti k práci. Není nic překvapivého, že tito lídři jsou magnetem pro skvělé zaměstnance, že jsou na špici v inovacích, produktech, že je nežene dopředu nutnost, ale vášeň, že před jejich branami stojí stále zájemci o práci. Je to aspekt vůdcovství, který se v poslední době, dle mého názoru, u nás v Česku podceňuje. Někteří šéfové jsou dnes tak zavalení operativními činnostmi či taktickým řízením, že přestávají vyhledávat příležitosti pro celofiremní sdílení svých vizí a nadšení, angažování zaměstnanců do nových projektů a výzev, ostřením pily, vytvářením vize budoucích produktů a služeb pro své zákazníky ať vnější nebo vnitřní. Toto je oblast manažerské práce, která patří jednoznačně do kategorie Vize, mise, hodnoty, strategie – jejich prověřování a redefinování. Pokud se představitelé firmy nezabývají pravidelně těmito aspekty řízení organizace, sami se dobrovolně zbavují času ve prospěch těch, kteří si sílu tohoto aspektu času uvědomují. Kdy naposled jste se rozhodli sami či se svým blízkým týmem prozkoumat aktuálnost a účinnost vaší vize, hodnot, strategie a strategických plánů? Jak často a jakým způsobem sdílíte tyto informace se svým prostředím? Jak často přemýšlíte o tom, zda se vám vaši strategii daří převádět do praxe? Kdo ve vašem podniku žije a dýchá pro vaši vizi? 

„Dívat se kupředu a využívat čas“ je oblast, která pro mě osobně znamená oblast kvalitního plánování a vyhodnocování (a to nejen práce). Že v této oblasti mají zejména menší a střední podniky obrovské rezervy není třeba dlouho rozepisovat. Zkuste se kriticky zeptat sami sebe, jak dobře (prokazatelně dobře) využívají svůj čas vaši obchodníci, vaši dělníci, montéři, manažeři? Jaké informace máte k dispozici k plánování? Jak se vám daří pomocí lepšího plánování zlepšovat firemní výsledky, produktivitu? Jak často a kde hledáte nástroje pro lepší organizování lidí, zdrojů, projektů, abyste čas určený pro práci využili „do posledního zrnka“? Jak často inovujete své postupy a technologie pro plánování a využívání času?  A jak dobře plánujete a využíváte čas, který je určen nejen pro vaši práci, ale i pro váš oddech, rodinu, vzdělávání, koníčky? Nezkracujete čas určený pro osobní život, abyste dohnali špatně organizovaný či naplánovaný čas ve vaší práci?  Je váš pracovní čas plný každodenních zvratů a překvapení nebo si užíváte toho, že v 80% případů víte co a kdy se bude dít?

„Když se díváme dovnitř, šetříme čas“. Nikdy nic nebylo řečeno přesněji o procesním řízení a zlepšování v organizaci. Tam, kde je „ISO“ a „procesy“ jen nutným zlem, organizace plýtvají ve velkém svým časem a následně svými penězi či zdravím svých zaměstnanců.  Jsou zavaleny organizačními problémy, špatnou kvalitou, ziskovostí zakázek, neúspěšnými výběrovými řízeními. Existují ale i organizace a manažeři, kteří si jsou tohoto vnitřního aspektu času vědomi. Vytváří interní zlepšovací nebo procesní týmy, které nejsou formální ale skutečně a pravidelně se zabývají rozborem vnitřních překážek, zlepšují i to, co už bylo v minulosti zlepšeno, zvyšují stále nároky na sebe i své okolí, zkracují dodací termíny, snižují ceny, a přesto dokáží vyhrávat a růst. Tyto firmy se nikdy nevymlouvají na konkurenci ani na politiky a zákony. Když vznikne problém, zaměří svůj pohled dovnitř a hledají místa, kde mohou ušetřit čas, který se v konečném důsledku projeví na zisku a zdraví podniku. A jak to vypadá u vás? Máte kolem sebe aktivní „bystrozraké“ které nenechá žádný vnitřní nedostatek v klidu?  Jak často u vás probíhají interní audity? Jsou vaši lidé odpovědní za vaše procesy, nebo je tato činnost formální a je „hozena“ na jednu osobu v organizaci? Kdy naposled někdo navrhl automatizaci či změnu postupu, informačního systému nebo procedury? Někdy je bolestné dívat se dovniř a odhalovat nikdy nekončící problémy a nedostatky, ale často je to jedný způsob, jak přetavit čas ve zlato.

„Když se díváme nazpět, plýtváme časem“. Toto prohlášení by měl mít každý člověk ve firmě na svém pracovním stole. Určitě jste také zažili porady, kdy se nekonečně diskutuje o tom, kdy kdo co udělal nebo řekl, a měl udělat nebo říct, kdo byl viníkem, který zákazník od firmy přestal nakupovat kvůli levnější konkurenci, jak dopadly pracovní normy lidí za minulý měsíc (zpravidla v polovině následujícího měsíce) a jak se jim tyto minulé výsledky projeví do budoucího odměňování, komu se mají snížit prémie a který projekt či úkoly se zase nestihly apod. Všechny tyto momenty jsou pro firmu plýtvání časem a nemohou přinést nic než rozčarování, pocit bezmoci, zpomalení a vyčerpání. Firmy, kde jsem zažila manažera, jehož prioritou bylo zkoumání toho, „co se stalo včera“ nebývají nikdy úspěšné ani šťastné. Firemní kultura je pod bodem mrazu, často je zde vysoká fluktuace, lidé se necítí za věci odpovědní, firma nemá žádné projekty na zlepšování, chybí jakákoliv silná vize, lidé jsou demotivovaní a to nejen v oblasti odměňování.

Co z celého zamyšlení vyplývá? Udělejte si malý jednodenní test toho, v jaké oblasti času se nejvíce pohybujete (vy nebo vaše firma či tým) a pak se podívejte na to, jak jste spokojeni s tím, co se kolem vás děje a jaké vám to přináší výsledky:

  • Pokud zjistíte, že velkou část vaší energie spolyká pohled zpět do minulosti, začněte přemýšlete proč tomu tak je. Je to jen zvyk nebo vám chybí čerstvá vize, plány, energie a nový vítr do plachet?
  • Pokud si jste jisti, že vize, hodnoty a strategie jsou v pořádku a dostatečně dobře a často komunikovány ve vaší firmě až k poslednímu jednotlivci, vrhněte se na procesy. Dejte dokupy interní týmy, vysvětlete lidem vazbu mezi tím, KAM KRÁČÍTE a tím, JAK TAM KRÁČÍTE A CO PRO TO MUSÍTE UDĚLAT. Dejte jim k vizi do rukou i nástroje a odpovědnost.

Garantuji vám, že pokud se zbavíte plýtvání časem a nahradíte ho ,kvalitním plánováním a procesním řízením do kterého vtáhnete interní tým, zažijete zázraky! Pocíte na vlasní kůži to, co Albert Einstein definoval jako „RELATIVITU ČASU“.

1 komentář u „Čtyři aspekty času, které odlišují úspěšné od neúspěšných

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>