bludiště

Firmy bděte, neblbněte, na ISO se vybodněte

Přiznávám, že název mého dnešního příspěvku je trochu pubertální, ale o to přesněji vystihuje pocity, když se kdekoliv podívám na žalostný stav ISO dokumentace a ISO procesů v kterékoliv menší a středně velké firmě (a někdy i velké), která se do tohoto drahého a ztrátového boje pustila.

Důvod, proč jsem se rozhodla tento článek publikovat je prostý. Za celou svoji praxi jsem poznala v kategorii malých a středních firem pouze jednu, slovy jednu jedinou, firmu, kde procesy a jejich popisy znamenaly – „takto to skutečně děláme, takto se v tom skutečně i vyznáme a takto to skutečně i lidi učíme“. Tehdy jsem si myslela, že to je běžný standard pro všechny, kdo se rozhodnout své procesy dokumentovat, popsat, definovat, vizualizovat a ještě si k tomu přizvou za nemalé peníze odborníky. Jaké však bylo mé překvapení, přímo zděšení, když jsem v dalších letech již nic podobného nezažila a neviděla a stav ISO dokumentace a ISO procesů vidím ve firmách jako zcela disfunkční, matoucí a ničemu nesloužící. No, něčemu snad přece – pravidelné placené návštěvě auditora.

Nebo máte pocit, že vaše procesy podle ISO jsou funkční a aktuální? No schválně, zkuste si upřímně odpovědět na tyto praktické otázky:

  • Když jste implementovali nový informační systém, či programovali změny - předali jste IS konzultantovi aktuální popis procesu se slovy – takto to funguje, až to budete mít nastaveno, dejte nám vědět a my to začneme používat?
  • Nebo když nastoupí do firmy nováček, ušetříte kolegům čas a nervy tím, že mu vložíte do rukou popis procesu, telefon a ukážete mu židli a počítač, kde může začít pracovat?
  • Nebo když chcete zjistit, zda se vše dělá jak má, vezmete do ruky aktuální směrnici a projdete si během hodiny dvě, tři kanceláře fyzicky, abyste si spravili náladu a s uspokojením konstatovali, že vše funguje jak má?
  • A nebo, když se někde něco začne drhnout, prostě se podíváte, kdo za kterými činnostmi stojí, svoláte tým, projdete problém, posbíráte a naměříte hodnoty z daného procesu vyplývající a odhalíte slabinu procesu pomocí nápravného opatření?
  • Anebo pokud někdo trvale nestíhá, prověříte  všechny činnosti z celého souboru procesů, které vykonává, a rozumně určíte, že je třeba činnosti a kompetence přeskupit, protože na jednoho je to opravdu mnoho, zatímco druhý se tak trochu veze?

Připadá vám to jako utopistická pohádka z pera Martiny Václavíkové? Dokážu vám, že to takto u vás může fungovat, ale musíte se vrátit do reality, přestat tvořit procesy s externím procesním inženýrem a pustit k tomu selský rozum, vaši strategii a vaše vlastní lidi.  V poměrně krátkém čase tak můžete s vaším týmem nastavit aktuální popisy pracovních procesů tak, abyste je skutečně mohli také využívat pro řízení firmy, pro optimalizaci procesů, pro adaptaci nových lidí i pro sledování toho, kdo začíná být přetížený a kde se naopak procesy začínají tříštit mezi mnoho lidí s velkým úsilím a malým přínosem.

Jedná se o program „Procesy řízené interním týmem“.
  • Prvním krokem je pomoci vašim lidem v pochopení, co se děje ve firmě a proč, jak spolu souvisí procesní řízení, měření výkonnosti, popisy procesů a jejich pracovní problémy a přetížení. Tento krok realizujeme společně na týmovém workshopu.
  • V druhém navazujícím kroku celý tým pracuje samostatně a má za úkol připravit části procesů podle zadání a know-how, které získají na workshopu zábavnou formou.
  • Ve třetí fázi pracujeme jako malé akční týmy – pravidelné schůzky, diskuze, dotazy, doplňování, ověřování – to je nezbytná část práce týmu.
  • Celý program může trvat dva měsíce i půl roku, vše závisí na velikosti firmy a složitosti procesů. Tyto souvislosti zjistíme na začátku programu.

Výsledkem jsou tyto výstupy pro firmu:

  • zjištění SKUTEČNÉHO stavu provádění procesů a činností v celé firmě
  • identifikace oblastí, které způsobují nekvalitu (čas, chybovost, reklamace, stres, ztráta informací)
  • AKTUALIZACE PROCESŮ a výstupů do žádoucího stavu (fyzicky i písemně)
  • identifikace ČASOVÝCH PASTÍ v rámci procesů (a návrhy na jejich odstranění či snížení časové náročnosti těchto činností)
  • neustále aktuální procesy (díky jejich průběžné aktualizaci lidmi z týmu) a to bez jakýchkoliv finančních odměň a pobídek
  • dalšími výstupy může být analýza rozdělení kompetencí (výkonných, kontrolních a rozhodovacích) mezi lidi v týmu  nebo navržení časových lhůt pro provádění klíčových částí procesů, díky kterým zlepšíte svoji výkonnost a spokojenost zákazníků ať vnitřních nebo vnějších.

Tento zázrak může zažít každá firma, která dokáže Uvěřit tomu, že je dostatečně „chytrá“ a „kompetentní“, aby dokázala zvládat a řídit své procesy, a že její lidé mají dostatek informaci k tomu, aby s dobrým vedením dokázali nejen popsat, ale také zlepšit to, co každý den dělají. 

A jak jsem psala v úvodu – firmy bděte, neblbněte, na ISO se vybodněte: použijte zdravý rozum a know-how, které mají vaši zaměstnanci, a uvidíte zázraky za pracovním stolem každého z nich. Neříkám, že je to rychlá a jednoduchá cesta, ale vytvoříte něco, co bude vám, vaší strategii, vašim lidem a zákazníkům opravdu dobře sloužit a to trvale a navždy.

A až budete dělat všechny činnosti v rámci vašich procesů tak, jak chcete a proč to chcete, pak teprve přizvěte auditora a nechejte si na takový funkční sytém dát razítko. Opačná cesta vás bude stát sice stejně, ale nepřinese vám klidné spaní a spokojenější a efektivnější firmu.

 

 

 

 

1 komentář u „Firmy bděte, neblbněte, na ISO se vybodněte

  1. Martina, súhlasím s Vami, že počet firiem , ktoré majú reálne popísané procesy, je ako šafránu. Posledných 10 rokov je klasický popis procesov na úpadku, manažmenty po považujú za zbytočné náklady. Radšej si „kúpia“ certifikát ISO a v podstate majú voľné ruky pre subjektívne rozhodovanie a presadzovanie svojich záujmov. Tento stav môže zmeniť len riešenie online riadenia organizácie, ktoré bude podporovať v zmysle pripravovanej revízie normy ISO 9001:2015 nasledovné tri kľúčové princípy systému manažérstva:
    • procesný prístup úzko zviazaný so strategickým riadením,
    • metodiku PDCA (Plan-Do-Check-Act) na úrovni jednotlivých procesov ako aj celého systému,
    • myslenie založené na rizikách, ktorého cieľom je zabrániť nežiadúcim dôsledkom a využiť príležitosti.
    Dúfam, že nová norma ISO 9001:2015, ktorá je už vo verejnom pripomienkovaní a bude vydaná koncom tohto roka tento stav zmení.

    http://www.inlook.eu/products/podsystemy/

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>